Regularne spotkania zespołu są nieodłącznym elementem pracy w wielu firmach. Najczęściej mamy z takimi do czynienia tam, gdzie pracuje się w systemie projektowym, a regularne spotkania pozwalają kontrolować postęp prac i przedyskutować pojawiające się wątpliwości, co do sposobu wykonywania poszczególnych zadań. Dla niektórych jest to nudny i przykry obowiązek, jeszcze inni powiedzą, że takie spotkania są stratą czasu. Czy wobec tego lepiej byłoby ich całkowicie zaniechać, czy może trzeba w jakiś sposób popracować nad ich formą, aby były ciekawsze i bardziej owocne? Czy praca będzie bez nich łatwiejsza?

Jak nie powinny wyglądać spotkania zespołu, czyli ważne trzymanie się konkretów

Często znacznie łatwiej zobrazować sobie pewną sytuację, kiedy przytoczy się wszystkie możliwe błędy, jakie można popełnić podczas takiego spotkania. Najnudniejsze spotkania to te, w których referuje się to, co już wszyscy wiedzą- najlepiej jest więc od razu, już na wcześniejszym spotkaniu określić, kiedy znowu się spotkamy i jaką kwestię wtedy poruszymy. Spotkania mogą też przyjąć formę sprawozdań- wówczas dodatkowo mogą angażować pracowników, gdyż każdy będzie musiał powiedzieć kilka słów o tym, na jakim etapie realizacji znajduje się jego zadanie. To daje szansę głosu dla każdego uczestnika spotkania, co niweluje problem biernych i znudzonych słuchaczy. Aby spotkania nie były stratą czasu- trzymajmy się tematu i powodu, dla którego są organizowane. Dobrze, aby znalazła się osoba moderująca takie spotkanie, a najlepiej w takiej roli sprawdzi się ten, kto takie spotkanie prowadzi. Trzeba bowiem od razu ucinać pojawiające się wątki poboczne, komentarze nie związane z tematem, żarty, które powodują rozprężenie i dezorganizację.

Na każdym spotkaniu powinno znaleźć się miejsce na kreatywność

Konkrety, konkrety, konkrety- to one powodują, że realizacja zadania idzie prosto jak po sznurku. Według planu, bez niespodzianek. A jednak, realizowanie wytycznych punkt po punkcie sprawia, że projekt może zostać nie do końca wykonany w najlepszy możliwy sposób. Bowiem będzie realizacją wizji jednej osoby, a nie całego zespołu. Tymczasem, ogromną zaletą pracy zespołowej jest to, że jak różni są członkowie zespołu, tak wiele punktów widzenia oraz pomysłów mogą posiadać. Oczywiście, część się nie sprawdzi, część nie będzie miała sensu, a część nie będzie pasowała do projektu. Tak czy inaczej- dobrze jest podczas spotkania dać jego uczestnikom możliwość wyrażania swojej opinii w sposób otwarty. Warto mówić o możliwych do wdrożenia usprawnieniach, chociaż finalnie być może nie znajdą one zastosowania. Taki system ma jeszcze jedną, bardzo ważną zaletę- daje pracownikom poczucie, że mają pewną moc sprawczą, że ich zdanie się liczy, a także, że praca, którą mają ich rozwija i daje im szansę na poszerzanie horyzontów. Wszystko to w oczywisty sposób przyczynia się do przywiązania do firmy, a także do wewnętrznej motywacji do jak najlepszego realizowania swojej części projektu.